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文档管理系统(单机版)
档案管理系统单机版

系统原理及作用
    文档管理系统的基本工作原理是利用扫描仪将档案资料以图像方式扫描录入计算机,通过高倍率图像不失真的压缩进行保存。查阅时通过数据库进行检索,查找到的档案资料直接以图像方式在计算机屏幕上显示,实现了档案的原文存储与管理。档案资料通过计算机在网络上的各工作站即可浏览查阅,并可通过激光打印机输出其复制件。系统用于办公及档案管理自动化,实现从文件登记录入,立卷归档到档案管理整个处理过程的自动化。
系统基本工作流程
 ◇ 建立标引数据库
     对收发文系统处理过程的第一步是对收发文进行全过程登录和主题词自动标引,即将收发文的主要信息(如文件正题名,责任者,文件编号,时间,密级等)录入计算机,并将对应的文件通过扫描仪进行数字化。对档案原文则按照国家标准《档案著录规则》将文件的标引信息录入到数据库中。
 ◇ 建立全文数据库
      对文件收发可以一边登录一边扫描原文,也可登录完后再集中扫描。对档案原文一般是先进行标引,然后再集中扫描。通过数据库建立标引信息和扫描原文对应的关联关系。
 ◇ 查询借阅
     档案存入计算机后,网络上各工作站台可以通过数据库查到自己所需要的文件资料,文件资料以图像方式显示在屏幕上,可前后翻页,放大缩小可自由移动。如果需要,可以从打印机得到文件的复制件。
 ◇ 自动立卷.编目
     系统有完善的自动立卷归档功能,可将日常录入的收发文库自动按照文件的类别,保管期限和收发日期组成卷,形成卷内目录和案卷目录数据库。组成的卷可以很方便地高速最后打出标准的卷内文件目录和案卷目录。
系统配置及运行环境
 ◇ 基本配置
     系统基本配置由微机(486以上机型),扫描仪(A4幅面)激光打印机(A4幅面)及系统软件构成。
 ◇ 运行环境
   操作系统:中文Windows3.x & Windows95及以上
系统主要特点
 ▲ 系统用C++语言编写,响应速度快,采用鼠标操作,全中文用户界面,
操作简单方便。
 
 ▲ 性能比高。输出一页压缩的A4幅面的图像只需秒钟,从几万页资料中检索出一份文件所需时间不超过去0.5秒,从而根本上提高了办公系统的自动化管理功能。
 
 ▲ 有完善的用户管理功能。对用户进行密码管理,设定权限,控制其阅读的内容。
 ▲ 多种检索方式。系统有目录检索和模糊检索,可以从多角度查询所需的资料,并可以及时对数据库进行全文字段漫游检索。
 
 ▲ 主题词维护。用户可任意添加和修改主题词库,对录入的任何字段用户都可随意添加代码库,以方便录入。
系统技术特色
 ◇ 灵活的数据字段结构
    数据库的字段全部由用户自由定义,系统允许用户任意创建,修改字段和结构树,用户可根据需要随时调整或设计新的表格,使系统具有较好的通用性,灵活性和开放性,便于用户对系统进行修改,扩充和维护。
 ◇ 独创的文档,科档统一浏览器
    系统使用一个统一的浏览软件对四种载体形式的档案进行浏览可同时阅读扫描图像文件,照片,工程图纸及直接浏览Intenet上的HTML语言,并支持远程网。
 
 ◇ 新颖的OCR功能
    系统内含OCR(汉字识别)功能,可随时对局部实现OCR功能,识别率93%以上。识别后的汉字可作为文本任意进行修改,打印输出。
 
◇ 专用的扫描驱动软件
   根据档案管理系统的特点,用Visual C++语言专门编制了一套低层的快速扫描驱动软件,程序会自动为每份文件生成扫描图像文件名,方便实用。还原软件由汇编语言编制,速度在国内一直居领先水平。
◇ 最新的高效压缩算法。
   对照片采用最新的小波变换压缩算法,压缩比可达1:100,肉眼看不出失真。可单独或同时显示黑白照片,彩色照片,红头文件,也可嵌套显示或超文本显示(即在某一位置用鼠标点一下,就把相关的内容显示出来)。
软件主要功能模块介绍
 
 ▲ 快速扫描
    使用专门的快速扫描软件,工作人员只需将文件按顺序放入扫描仪,然后按动任意键,程序自动为每份文件生成扫描图像文件名,可随时观看扫描效果。对模糊,霉变,字迹不清的文件资料,系统有自动修复的功能。图像压缩/还原软件是系统的关键技术,对档案扫描原文实现无失真压缩,平均压缩比为1:20。图像压缩在扫描仪归位时进行,并且扫描图象分辨率采用300dpi,以确保原文质量。
 
 ▲ 建库管理
    帮助用户建立一个数据库,记录每份档案的摘要信息(如:正题名,责任者,时间等),通过数据库同扫描的档案原文连接,查询时通过检索数据库,可以迅速找到所需的档案原文。数据库的录入和扫描可同时进行,也可分别进行。数据库的字段全部由用户自由定义,程序提供删除,插入,追加自由定位,代码帮助数据携带,数据移动等功能,以方便录入。也可在多台计算机同时进行录入,然后用并库功能将数据合并。
 
 ▲ 收发文登记
    将收发文的文件编号,正题名,责任者,收发日期等内容录入数据库,将文件原文通过扫描仪保存到计算机,可随时通过“报表打印”功能模块打印出收发文登记薄。
 ▲ 目录检索
    将文件目录分成多级目录,形成树形分枝,也就是在每一级目录下又分成其它类别。用户根据分类直接按上当级查找原文。
 
 ▲ 模糊查询
    用户可以根据一些模糊信息,例如正题名所含的某个词汇,年代,主题词等迅速查到所需的内容,并从计算机中调出对应的档案原文,这些文件以图像方式显示在屏幕上,可以任意翻页,放大缩小或自由移动。如果需要,可从打印机上输出复制。
 ▲ 自动组卷
    对录入的收发文库自动按照文件类别,保管期限和收发日期组成卷,形成卷内目录和案卷目录数据库。系统首先按保管期和分类代码对文件进行初步分类,在此分类的基础上再把相关主题的文件分在一起,并按日期的先后组成一个卷,赋于一个卷名。组成的卷还可以很方便地调整。
 ▲ 灵活报表打印
    使用灵活报表打印功能,系统可以打印用户所需的收发文登记簿,卷内目录和案卷目录等,用户可随时根据需要调整或设计任意新的表格,系统具有较好的灵活性和开放性,可以使用户随时调整扩充系统。
 ▲ 图像的显示及打印
    图象屏幕操作为640×480标准256色方式,建议图像显示时最好采用800×600高分辨16bit(或24bit真彩)色显示方式,以此来支持彩色图像的显示。打印一页压缩的图像所需时间不超过7秒。并视打印机本身的打印速度而有所不同。
  ▲权限管理
    权限管理可由用户自行定义密级权限。每个用户可根据个人口令作为进入本系统的依据,检索或管理系统内的数据。
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