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综合档案管理系统(网络版)
综合档案管理系统

综合档案管理系统适用于档案馆,机关、各大小企事业单位,根据自身实际需要,同时又满足国家、行业以及档案专业的分类标准。对馆藏的档案从形成、整理、存储、检索、移交、保管、利用、鉴定、销毁、统计等方面进行全面管理,实现了档案信息管理工作的自动化,更进一步提高了工作效率,使得科学的档案管理工作真正从源头做起。
综合档案管理系统的功能特点:
<1>安全性
安全机制是整个综合档案管理系统中非常重要的一环。对于档案系统而言,其安全性是分级别、分层次的。既有硬件部分,又有软件部分。关于硬件部分在本方案中不做讨论,这里只讨论软件部分的安全性。
本系统有两个非常有保障的安全体系,一是关系性数据库本身的安全保障体系,另一个是数字化存储技术的安全保障体系。
SQL2000关系数据库有用户帐号、密码验证机制,可以确保数据库访问的安全。此外PDG数字化技术本身就是一种安全性极强的存储技术 ,最高的保密级别可以达到绑定服务器IP地址的方式,确保本单位访问电子档案的安全性。对于授权用户,可以浏览、下载甚至打印;而非授权用户,即使通过非法手段拷贝或者下载,也会因为没有授权而无法查看此扫描档案文件的具体内容。
<2>灵活性
灵活性表现在系统的接入方式和系统的处理模式。
可以通过任何形式的接入方式,这对档案利用的底层用户提供了灵活的办公方式。一方面解决了档案收集整理的不及时,还有助于档案收集的完整性。
档案业务处理功能与档案原件的数字化功能是相互独立又紧密集成的。这两个功能,用户在实际使用中可以同时进行也可以分批进行。即可以完成档案目录的著录与整理后才进行档案原件的扫描处理,也可以在著录档案目录的同时进行档案原件的扫描处理工作。 
<3>可靠性
系统采用的架构、技术措施、开发手段都应建立在已经相当成熟的应用基础上的,在技术服务和维护响应上同用户积极配合,确保系统的可靠。
 系统的用户在实际中可能存在多个用户的并发操作,即同一时间点访问数据库的用户最多可能超过80个(估计值),在高峰值期间并发访问存取相同数据的机率会大大提高。本系统采用了SQL Server2000作为后台的数据库,集中数据存储,分散管理。在数据访问和存取过程中严格使用事务处理,对并发处理得到很好的控制,在很大程度上可以确保系统的稳定与可靠。
<4>通用性
系统在硬件环境和软件系统环境上严格遵守国际标准,采用极高的性能价格比。
系统将采用和厂商无关的协议规范,符合国际标准,同时所选的产品具有很强的与其他主流产品互连的能力。这是硬件环境的通用。在软件系统选型上,操作系统和数据库服务器都是当今主流产品,更具有广泛的通用性。在软件产品的开发环节上,借鉴诸多档案系统的成功案例,集优势于一体,行业通用特点于一身。
<5>实用性
系统在设计中将要力求操作简单、快捷,操作紧密结合工作中的具体业务,所见即所得。
能够把档案管理的工作真正交给计算机,实现管理的智能化。系统能满足档案馆的实际需要,提供有效而安全地传递和共享各种信息的计算机平台,并能方便用户使用。高效适应新形式下的工作节奏, 方便,不受时间、地点的限制。
<6>可扩展性
为了保证系统能适应将来的需求变化(包括本单位档案整个的需求变化和具体每个进馆单位的需求调整),我们在系统设计,尤其是核心模块设计时,都是尽量采用面向对象的方法进行设计和编码的(即OOA、OOD、OOP)。采用这种方法能保障系统的移植、维护和变更能更加有效的实现。
 系统采用结构化的前后平台产品,便于根据用户的要求以及信息技术的发展对应用系统进行扩展、维护。
 系统能满足档案馆业务的变化对应用系统的要求,具有较强的适应能力,对于档案种类的管理采用模板化方式进行创建,并且统一来管理,这些都能根据档案馆的需求来方便的增加和应用。
功能模块组成如下:
 

档案查询模块采用B/S结构,用户不需要进行任何程序安装,按照指定的用户名及口令直接登录,即可进行目录的检索及原文的调阅。本查询系统可以嵌套入OA办公自动化中,在OA进行单点登录,直接进行档案文件的查询。
      网络查询在安全性方面非常注重,关于目录表格数据有SQL Server保证,对于原文的调阅如果对安全保密有特殊性的客户,我们建议采用我们特有PDG技术,利用Book协议来保证本地没有临时文件,以字节流的方式依次读出,保留于内存中,增加的文件的安全性。
  查询模块可以建立客户的门户网站,利用指定的访问地址,打开IE阅览器,在网络畅通的条件下直接访问,方便、简单而且界面友好。在左侧登录处输入正确的用户名及口令,直接进入档案查询界面。 
  查询用户在权限范围中,可以进行各类档案的调阅,对于目录级的检索,以及多库统一检索,对于有原文的目录用户单击可以直接通过指定的图书阅览器进行调阅。 
 查询用户进行模糊检索,对于检索的结果进行亮色显示,并且可以方便的进行翻页操作,及返回结果。 
 查询用户可以按需进行特定条件的组合检索,从而更准确的找到自己所需要的目录。 
 查询用户可以进行跨库的模糊检索,只要输入条件,用户会自动从所有的档案数据表中把检索结果数据进行显示。 
 查询用户对于指定的目录通过点击来进行原文调阅,本系统会列出所有此目录挂接的对应原文,用户可以有选择的进行调阅。 

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